Les innovations dans le domaine du numérique ont conduit à la mise en place de nouveaux logiciels de gestions d’entreprise dont les solutions SaaS. Que savoir donc à leur sujet ? Voici 6 informations utiles à connaître sur ces solutions révolutionnaires.
1. Qu’est-ce que le SaaS ?
Le SaaS (Software as a Service) est un outil installé et exploité en dehors de l’entreprise. Il s’agit d’un programme de gestion des données à distance. Il vous suffit d’avoir un navigateur et un lien internet pour accéder directement à la plateforme SaaS de votre entreprise. Moyennant une rémunération, le centre de traitement d’un prestataire de services se charge de mettre en place une application pour héberger et assurer la gestion de vos informations personnelles. Le montant à verser est donc proportionnel à l’usage que vous faites du logiciel. Cependant, la solution SaaS vous dispense de payer des frais de maintenance. Le logiciel n’étant pas installé dans vos locaux, il revient alors aux fournisseurs de prendre en charge son entretien.
2. Quelles sont les formes de logiciels SaaS qu’une entreprise peut utiliser ?
Il existe plusieurs types de SaaS que vous pouvez mettre en place afin de rendre la collaboration en équipe plus facile. Il peut s’agir des :
- logiciels de gestion de projet ;
- applications de gestion de vente ;
- logiciels permettant de faire une signature électronique ;
- logiciels SIRH pour la gestion des ressources humaines ;
- applications pour établir la facture électronique de chaque client ;
- etc.
3. Comment fonctionne la technique SaaS ?
Pour accéder au logiciel SaaS, les collaborateurs doivent disposer d’un compte, d’une connexion internet et d’un identifiant. Avec cette option, le workflow (les informations personnelles, les documents et les méthodes de travail) de l’entreprise fera l’objet d’une gestion externe. Vous pouvez directement obtenir en ligne toutes les données dont vous avez besoin sans vous rendre dans l’établissement. L’on assiste ainsi à une dématérialisation des données de la structure. Les consommateurs ont alors la possibilité d’exploiter des informations via Internet avec tout type de supports (un ordinateur ou un portable) et de n’importe quel endroit. Cependant, pour bénéficier d’une utilisation en permanence, des redevances mensuelles ou annuelles doivent être versées aux prestataires de services.
4. Quels sont les atouts d’un contrôle de gestion en mode SaaS ?
Cette nouvelle technique de digitalisation mise en œuvre est avantageuse aussi bien pour les entreprises que pour les utilisateurs.
Les intérêts au plan sécuritaire
En optant pour la solution SaaS pour sauvegarder vos données, vous limitez les risques de pertes. En effet, les fournisseurs se chargent d’enregistrer toutes vos informations sur un serveur cloud. Ils mettent en œuvre tous les moyens nécessaires pour sécuriser les données de l’entreprise. De plus, la norme ISO 27001 confirme que l’éditeur qui héberge la méthode SaaS est en adéquation avec les exigences des systèmes de gestion de la sécurité des informations. Les échanges et les transactions électroniques des utilisateurs sont alors hautement protégés. Il faut également dire que, grâce au certificat numérique, les signatures numériques des collaborateurs et des dirigeants ne peuvent pas faire l’objet d’une quelconque falsification.
Les intérêts économiques des solutions SaaS
En raison de la multiplicité des éditeurs de programme SaaS, vous aurez droit à une offre relativement moins élevée. L’entreprise n’aura également plus à acquérir des matériels et des logiciels onéreux. Il lui suffit de s’abonner aux services d’un prestataire.
Les avantages sur le plan du travail
L’un des avantages de la méthode SaaS est la possibilité de travailler sans être dans votre entreprise. Vous ne serez pas dans l’obligation de traiter avec vos partenaires d’affaires en présentiel. Si vous disposez d’une connexion et d’un ordinateur, vous pourrez réaliser des transactions électroniques partout et à plein temps. D’autres collaborateurs peuvent aussi intégrer facilement la plateforme sans que l’entreprise n’ait besoin de procéder à l’installation de nouveaux logiciels.
5. Quid des points négatifs de la solution SaaS ?
En raison de la concurrence très rude qui s’observe, certaines mesures de sauvegardes des données et de la performance des logiciels ne sont pas négligées. Cependant, vous pouvez quand même être confrontés à des difficultés si vous procédez à une transformation numérique de votre entreprise. Ces inconvénients sont entre autres :
- l’interruption de vos activités en cas de panne des matériaux ;
- le risque d’être dépendant du prestataire de service ;
- le coût élevé selon le fournisseur et les solutions choisies ;
- le problème de connexion internet qui pourrait suspendre votre travail pendant des heures.
6. Quels sont les éditeurs SaaS qui existent ?
Les fournisseurs SaaS sont plus présents dans le domaine de la messagerie électronique. Il est donc très probable que vous utilisiez déjà ces nouvelles technologies de l’information sans le savoir. Toutefois, plusieurs prestataires web émergent dans l’univers du travail en tant que SaaS. Les plus connus sont entre autres Trello, Salesforce et Slack. Les solutions SaaS sont donc des outils de travail indispensables pour toute entreprise qui désire digitaliser ses activités. Celles qui ont l’intention d’étendre leurs services au niveau régional ou à l’international peuvent également s’en servir.