La gestion d'une entreprise requiert des stratégies efficaces mais aussi des outils et programmes informatiques performants. Grâce à l'évolution de la technologie, de nombreuses missions deviennent faciles à réaliser. L'Entreprise Ressources Planning reste pratique pour de nombreuses enseignes depuis les années 90.
Qu'est-ce qu'un ERP ?
L'Entreprise Ressource Planning (ERP), traduit littéralement en français en Prologiciel de gestion intégré (PGI), désigne un programme informatique réservé pour le pilotage d'une entreprise. Il inclut quelques applications informatiques pour proposer des fonctionnalités multiples, voire la gestion des commandes, des stocks, des ventes et de la comptabilité. Il est également possible d'exploiter le programme en fonction des besoins réels de l'entreprise. Même avec une large couverture des périmètres de gestion de l'enseigne, il concerne éditeur unique. Autrement dit, il déploie une base de données unique. Par ailleurs, vous pouvez autoriser l’accès pour une dizaine à une cinquantaine d’utilisateurs en simultanée.
Ce type de progiciel informatique présente des options intuitives dans le but d'optimiser constamment la gestion des activités et du budget de votre entreprise. Vous profiterez d'un résultat satisfaisant et accessible à tout moment par tous les utilisateurs. Ce n'est pas tout ! L’ERP garantit une sauvegarde sécurisée de toutes les données.
Si vous venez d'ouvrir les portes de votre entreprise, il est recommandé de solliciter l'accompagnement d'un professionnel pour une formation en PGI. Ce qui vous permettra de comprendre les fonctionnalités du programme informatique dans les meilleurs délais. Rédigez un cahier de charges pour faciliter la personnalisation de votre outil innovant.
L'ERP, un gestionnaire des finances
Un PGI a pour objectif principal de rendre homogène le Système Informatique d'une entreprise, via un outil unique et facile d'accès. Il privilégie prioritairement la gestion de la recette quotidienne de l'enseigne en soulevant l'approvisionnement et la production.
Pour l'équipe commerciale, l'ERP offre une plateforme complète pour conserver les coordonnées ainsi que les opérations comptables avec chaque fournisseur. En même temps, vous aurez l'opportunité de créer des tableaux pour le suivi de vos commandes ainsi que de vos achats. En ce qui concerne les ventes, vous pouvez avoir un CRM pour la gestion centralisée de vos prospects, clients et partenaires. Quant aux productions de votre enseigne, il suffit de créer une base de données qui inclut la liste des marchandises et leurs prix respectifs. A chaque acquisition ou vente, l’état de votre stock sera modifié. Vous aurez également à effectuer une opération sur la partie comptabilité de l’entreprise.
Afin d'éviter les erreurs, n'hésitez pas à imposer une modération pour la validation de nouvelles informations. Cette option vous permettra de repérer en temps et en heure l'augmentation et/ou la baisse de votre recette.
L'ERP, une alternative fiable à l'inventaire
La plupart des entreprises disposent d’un entrepôt pour classer à la fois les marchandises destinées aux clients mais aussi les produits réservés pour l'usage en interne. Grâce à l'ERP, la gestion des demandes ne sera qu'un jeu d'enfant. Mieux encore, vous aurez l'opportunité d'effectuer un contrôle à tout moment, que ce soit sur la quantité de chaque produit dans le stock, ou bien sur la gestion des achats chez les fournisseurs. En seulement quelques clics, vous aurez accès à la liste complète de vos approvisionnements.
Pour commencer à utiliser un ERP, contactez un fournisseur de prologiciel de gestion intégrée. Les éditeurs logiciels de gestion et de comptabilité pourraient également vous aider. Un devis sur mesure sera au rendez-vous en fonction de votre projet. Sachant qu'il est important de déterminer à l'avance le nombre d'utilisateurs simultanés. Pour devenir propriétaire du logiciel, il est obligatoire d'acheter une licence. Ce qui représente en moyenne 15 à 20% du programme informatique en question. Privilégiez l'offre d'un prestataire qui propose une simulation gratuite. Hormis le coût de l'acquisition du logiciel, il est important de préparer des serveurs puissants car il s'agit d'un programme complexe. Sans oublier de consacrer un budget pour la maintenance du logiciel, dans le but qu'il continue de proposer d'excellents résultats à la hauteur de vos attentes. Pour avoir une idée sur les dépenses à prévoir, demandez l'avis d'un technicien expérimenté.