La facture est un document qui fait office de justificatif d’un achat ou d’une vente. Elle sert également de reconnaissance de dettes d’un client envers un fournisseur. Toutes les entreprises s’en servent. Mais actuellement l’heure est à la digitalisation et la tendance est à la dématérialisation des factures. L’e-facturation vous permet de facturer vos clients de manière totalement digitale, sans qu’une intervention manuelle ne soit requise. De plus amples informations dans l’article qui suit.
La dématérialisation des factures : une perspective gagnante
La facture électronique bénéficie d’un environnement réglementaire favorable stipulé dans la loi des finances. Cette dématérialisation des factures permet aux entreprises d’envoyer les factures par le biais échanges de données informatisées. Il est à noter que ce concept concerne aussi bien les factures émises par le prestataire à ses clients et celles qu’une entreprise reçoit de ses fournisseurs. Pour en savoir plus, jetez un œil sur www.getyooz.com.
Les factures sont traitées numériquement par des ordinateurs et des applications logicielles. Une e-facture est généralement généré par un logiciel comptable ou financier, puis envoyée au payeur par courrier électronique. Un portail de facturation et de paiement électronique permet généralement au payeur d’accéder à des copies de ses factures électroniques et de gérer ou de mettre à jour les informations. Ce mode de facturation est un élément fondamental de la finance moderne. Il est utilisé par les services des comptes créditeurs et des comptes débiteurs pour l’automatisation des flux de travail et la réduction de la dépendance à l’égard des processus qui nécessitent une importante paperasse.
Quels sont les avantages de la dématérialisation de facture ?
La facturation électronique améliore l’efficacité et permet de gagner du temps tout en réduisant les taux d’erreur. En général, les factures sont envoyées par la poste après avoir été traitées manuellement. Il s’en suit un processus d’attente très long avant la réception. Ce qui n’est pas le cas d’une facture électronique. Elle fournit un gain de temps assez conséquent et réduit le travail manuel. De ce fait, les employés ont plus de temps de se concentrer sur des activités plus importantes. Le passage à la dématérialisation des factures crée également une meilleure organisation et les erreurs sont quasiment nulles.
Les méthodes traditionnelles de facturation et de paiement reposaient largement sur le papier et les chèques. Ce processus rendait l’organisation difficile sans système d’enregistrement clair. Les applications financières et comptables modernes sont dotées de systèmes d’enregistrement numériques que ce soit pour le payeur et pour le bénéficiaire. Les systèmes de facturation et d’encaissement sont souvent intégrés aux plateformes de paiement. Cela permet de conserver un système d’enregistrement clair et organisé.
Quels sont les freins à la dématérialisation des factures ?
La digitalisation des factures fournisseurs est certes une alternative intéressante dans la gestion d’entreprise, mais elle est confrontée à diverses réticences. Celles-ci découleraient de la crainte du changement face aux nouveautés que cela apporte. En effet, la dématérialisation des factures peut remettre en question toute une organisation. Face aux diverses interrogations que ce système engendre, il serait préférable d’organiser une réunion et de rassurer vos employés face aux changements qui peuvent se produire.
Le second frein découle du scepticisme des employés face à l’efficacité des factures électroniques d’autant plus qu’elles coûtent assez cher. En outre, ils peuvent penser que ces systèmes électroniques nécessitent des compétences supplémentaires qu’ils ne peuvent pas maîtriser. Dans ce cas, vous devez éduquer vos employés et monter que la solution est très simple à utiliser.
Dans tous les cas, lorsque vous introduisez une nouvelle forme de gestion dans votre entreprise, vous devez toujours veiller à informer vos collaborateurs en mettant en avant les atouts et à les former en vue d’une utilisation efficace des logiciels de dématérialisation de factures.