Toutes les entreprises doivent faire face à un dilemme : stocker des informations et y accéder à tout moment. L’ERP ou Enterprise ressource planning est une solution logicielle qui séduit actuellement de nombreux professionnels. Il permet de fédérer le système d’information d’une manière simple et efficace.
ERP : qu’est-ce que c’est au juste ?
Un ERP est un logiciel de gestion, un outil incontournable dans la gestion du système d’information. Il s’agit d’un Progiciel de gestion intégré dont les modules sont intégrés dans une base unique de données. Ainsi, il permet aux entrepreneurs de gérer avec plus d’aisance les processus opérationnels grâce à toutes les solutions fournies. En effet, il permet de réaliser différentes tâches courantes à l’entreprise comme la gestion des commandes, de la comptabilité, des stocks, des ressources humaines, etc.
En optant pour la solution de gestion ERP, tous les aspects de l’entreprise seront accessibles sur un seul et unique système d’information par tous les employés appartenant à différentes directions. Et toutes les données saisies seront stockées dans la même base de données. Ainsi, le répertoire est centralisé et sécurisé. Personne ne peut y avoir accès sans un code et les données sont mises à jour en temps réel. Cliquez ici pour en savoir plus sur les logiciels ERP.
Quels sont les avantages du logiciel ERP ?
Comme annoncé précédemment, toutes les données d’une entreprise sont centralisées. Ce qui signifie qu’une modification de donnée dans un module aura des effets sur les autres. Ainsi, à chaque fois que les employés ajouteront ou changeront les données, la base sera mise à jour automatiquement. Par exemple, lorsqu’un vendeur saisit une vente, l’ERP apporte immédiatement des modifications sur le stock, le journal, le grand livre et même le compte de résultat. En somme, c’est un outil intuitif qui permet de gagner du temps et de simplifier la réalisation des tâches habituelles. Les employés pourront ainsi gagner en efficacité et en productivité.
Par ailleurs, il n’y a aucun risque de duplication, doublon, perte ou falsification de données. L’ERP assure l’optimisation des processus. Le temps consacré à la gestion de données est donc réduit. Il offre également une vision d’ensemble sur le déroulement exact des opérations. En quelques clics, les dirigeants pourront accéder à toutes les informations dont ils auront besoin. Ils seront ainsi en mesure d’identifier facilement les opportunités à saisir et les défis à relever et prendre des décisions rapidement tant qu’il est encore temps. Enfin, il est possible d’accéder aux informations à distance via des appareils mobiles. C’est une véritable aubaine pour les professionnels qui se déplacent régulièrement afin de faciliter la gestion d entreprise.
Quelle solution ERP choisir pour son entreprise ?
Trouver la meilleure solution erp ne sera pas facile. Tout d’abord, il convient de définir les besoins actuels de la société. Pour cela, n’hésitez pas à réaliser un audit pour connaitre les problématiques au sein de la structure et à demander les besoins de vos collaborateurs. Ensuite, classez les attentes de chaque service par ordre de priorité, ces éléments peuvent vous orienter dans le choix du logiciel. Une fois que vous aurez clairement défini vos besoins, vous pouvez procéder à la recherche de l’outil adéquat. L’idéal, c’est de vous tourner vers un logiciel spécialisé et adapté à votre métier. Il peut répondre clairement à vos besoins, car les éditeurs maîtrisent parfaitement votre secteur. Lorsque vous aurez en main une petite liste de logiciels susceptibles de répondre à vos besoins, faites un tour sur le web et consultez les avis des autres utilisateurs pour avoir une petite idée sur la qualité du logiciel : facilité de prise en main, déploiement, fonctionnalités, etc. Si possible, assistez à la démo des différents éditeurs et vérifiez la couverture fonctionnelle, l’ergonomie, etc. Enfin, comparez les coûts. Ils comprennent généralement la licence du logiciel, la maintenance et le déploiement. En tout cas, afin d’éviter les mauvaises surprises, annexez toujours le cahier des charges au contrat.
Attention ! Il existe une grande différence entre les logiciels erp et crm. Cette dernière regroupe tous les programmes visant à améliorer les ventes.